Nos services

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Assurer le respect des prescriptions de la déclaration de copropriété et des règlements d'immeuble est une obligation incombant aux administrateurs. Cette obligation échoit au gestionnaire à titre de mandataire du syndicat. 

La déclaration et ses règlements doivent être pris au sérieux; leur application n'est pas une option, mais une obligation. La déclaration constitue un contrat auxquels tous les copropriétaires ont adhéré devant notaire lors de l'achat de leur unité de condo. En collaboration avec les administrateurs, nous prenons en charge la résolution des infractions aux règlements et nous nous assurons que les règlements soient respectés par tous et que tous les copropriétaires soient également traités, sans discrimination. 

Le respect des règlements est garant d'un milieu de vie plus harmonieux pour tous.

• Recevoir les demandes de travaux privatifs des copropriétaires;
• Les analyser;
• Vérifier la conformité à la Déclaration de copropriété et aux règlements en vigueur (règlement concernant l'installation d'air climatisé ou remplacement des recouvrements de plancher, etc.);
• Transmettre les recommandations aux administrateurs;
• Effectuer les suivis nécessaires auprès du copropriétaire demandeur;
• Transmettre la lettre d'autorisation des travaux,
• Maintenir à jour le registre des travaux privatifs. 

• Assurer un service d'urgence hors des heures de bureau;
• Prendre en charge les appels téléphoniques des copropriétaires;
• Traiter les demandes et référer aux administrateurs lorsque nécessaire;
• Maintenir un registre des communications écrites des copropriétaires;
• Répondre, dans un délai raisonnable, aux questions écrites adressées aux administrateurs;
• Recevoir tout le courrier relatif au SYNDICAT et y donner la suite qui convient dans un délai normal;
• Pendant les heures de bureau et dans le cadre de ses fonctions: Répondre aux demandes verbales et aux appels téléphoniques;
• Disposer d'un système de boîtes vocales où laisser des messages; Donner suite aux messages dans un délai raisonnable, généralement la même journée.

• Tenir, mettre à jour et conserver dans nos bureaux;
• Conserver sous forme électronique sauf pour les documents légaux qui sont également conservés sous forme papier;
• Assurer la conservation sécuritaire des documents (ils ne peuvent sortir de nos bureaux sauf autorisation du conseil d'administration);
• Maintenir les documents disponibles pour consultation par les copropriétaires selon une procédure approuvée par le conseil d'administration.

• Préparer l'avis de convocation et l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle, la liste des présences et les bulletins de vote;
• Prévoir la date et le lieu;
• Convoquer dans les formes et les délais prévus par la déclaration de copropriété;
• Envoyer les documents par la poste et par courriel aux copropriétaires;
• Inscrire à l'ordre du jour toutes questions nouvellement inscrites qui auront été proposées par les copropriétaires dans les cinq jours de la réception de l'avis de convocation;
• Assister à la réunion, prise des présences, procurations et votes;
• Agir en tant que président et/ou secrétaire d'assemblée lorsque permis et proposé par l'assemblée;
• Présenter les états financiers, les prévisions budgétaires, le tableau des frais communs et, le cas échéant, celui des cotisations spéciales et répondre aux questions de l'assemblée;
• Rédiger le procès-verbal à l'aide des notes du secrétaire d'assemblée et en tenir le registre.

• Assister aux réunions périodiques du conseil d'administration au cours d'une année (de jour ou en soirée/à déterminer/selon les besoins du syndicat);
• Tenir une réunion préparatoire à l'AGA et y présenter les rapports annuels de l'année en cours et les documents prévisionnels de la prochaine année, conseiller les administrateurs, modifier le projet de budget en fonction des demandes des administrateurs. 

Le chargé de projet s'occupe d'obtenir auprès d'entrepreneurs spécialisés des propositions de service afin d'entretenir toutes les parties communes de votre immeuble y incluant ses équipements; sur approbation du conseil d'administration, il conclut les ententes nécessaires et supervise la qualité des services rendus.

Ci-dessous, une liste des principaux contrats de service usuels:

• Entretien des espaces verts (tonte de la pelouse, taille des haies, fertilisation);
• Déneigement du stationnement;
• Déneigement des trottoirs;
• Service de conciergerie;
• Maintenance de l'ascenseur;
• Piscine (ouverture, entretien régulier et fermeture);
• Nettoyage printanier du stationnement;
• Inspection annuelle des dispositifs anti refoulement (DAR);
• Inspection annuelle des extincteurs; 
• Lavage des vitres non accessibles;
• Et bien plus...

Le gestionnaire est en mesure de fournir toute l'assistance nécessaire au syndicat afin de s'assurer que ses administrateurs connaissent les obligations du syndicat vis-à-vis des régies gouvernementales.

Certaines règlementations imposent au syndicat des obligations de résultats telle que l'obligation de maintenir en bon état le système d'extraction du monoxyde de carbone du garage et le gestionnaire recommandera de le faire vérifier par un entrepreneur spécialisé une fois par année.

Par contre, d'autres législations imposent des obligations de moyens; par exemple, l'inspection annuelle des équipements d'alarme et détection incendie est imposée par le nouveau Chapitre Bâtiment du Code de Sécurité (CBCS) et le Code National de Prévention des Incendies (CNPI) qui détaillent les moyens à mettre en œuvre afin de respecter ces obligations. 

Le gestionnaire joue ici le rôle d'expert conseil et fait ses recommandations relativement au respect de différentes réglementations. En collaboration avec le conseil d'administration du syndicat, il recommande les différentes inspections nécessaires.

En cas de sinistre (dégât d'eau ou autre), notre chargé de projet accompagne le syndicat du début à la fin du processus:

• Interruption ou contrôle de l'infiltration (identifier son origine, réparer et limiter les dommages);
• Mise en place des mesures d'assèchement et déshumidification;
• Procéder aux ouvertures des dossiers de réclamation auprès de  ou des assureurs impliqués;
• Accompagner les experts en sinistre lors de l'étape des estimations, leur fournir toute la documentation demandée;
• Informer les entrepreneurs des mesures à prendre afin de réduire l'impact des travaux sur les résidents;

Lorsque survient un dégât d'eau, les impacts sur les résidents peuvent être importants, notamment lorsqu'un ou plusieurs résidents doivent être hébergés à l'hôtel durant les travaux. Notre expérience de ces dossiers permet aux résidents affectés et aux administrateurs du syndicat de mieux vivre ce moment difficile. 

Les administrateurs de syndicat de copropriété sont tous plus ou moins familiers avec l'entretien de leur bâtiment et savent qu'il est généralement plus rentable de mettre en place un programme d'entretien préventif plutôt que de subir les surcoûts de l'entretien correctif. 

Un véritable programme de maintien des actifs va au-delà des mesures visant l'entretien des systèmes. En copropriété, le conseil d'administration a la lourde responsabilité d'établir le budget et les revenus du syndicat (frais communs) afin de faire face à son obligation principale: la conservation de l'immeuble. La conservation de l'immeuble implique la réalisation à terme de travaux majeurs afin de procéder, d'une part, au remplacement de certains éléments mécaniques sans oublier, d'autre part, le remplacement des éléments architecturaux tels que la toiture ou les fenêtres lorsque ceux-ci auront atteint la fin de leur vie utile. 

Le conseil d'administration devrait donc être en mesure d'estimer quels sont les besoins en financement du syndicat à court, moyen et long termes afin de faire face aux futurs travaux majeurs. Ces travaux sont prévisibles. Idéalement, le fond de prévoyance du syndicat devrait toujours être suffisamment garni afin de pouvoir payer ces travaux tout en évitant les cotisations spéciales. 

Matt & Jaff met à la disposition de ses syndicats clients un service de maintenance afin de réaliser un certain nombre de petits travaux que les syndicats souhaitent lui confier afin de maintenir en état les parties communes de l'immeuble.

• Réparer les murs d'un corridor;
• Nettoyer les gouttières;
• Remplacer un ferme porte pneumatique;
• Remplacer des fluorescents;
• Nettoyer et tester une pompe puisard;
• Nettoyer les grilles de captation.

Ce sont quelques-uns de ces travaux que vous pouvez confier à nos techniciens de maintenance. Certains syndicats préfèrent confier parfois tout ou partie de ces petits travaux d'entretien au concierge voire même à un administrateur. Nous respectons ces choix; dans ces cas, notre service de maintenance demeure disponible afin d'agir en complément de vos ressources internes.

Il faut ici faire la distinction entre les travaux de maintenance que nous pouvons entreprendre et les travaux plus importants qui doivent être confiés à des entrepreneurs spécialisés. Nous pouvons par exemple réparer un mur endommagé et le repeindre, mais la peinture complète des corridors et cages d'escalier d'un immeuble en copropriété sera plutôt traitée au titre d'un travail majeur qui fera l'objet d'une mention au budget annuel et pour lequel notre superviseur se chargera d'obtenir et de transmettre au conseil d'administration un minimum de soumission d'entrepreneurs spécialisés détenteurs des licences appropriées. 

En dehors des heures de bureau, le gestionnaire maintient un service d'urgence que les administrateurs et les copropriétaires peuvent rejoindre au (418) 717-0000; un technicien de maintenance prend en charge l'urgence. Il est ici de la responsabilité du gestionnaire de filtrer les appels et de déterminer, afin de limiter les frais facturés au syndicat, s'il s'agit de véritables urgences et si elles concernent les parties communes de l'immeuble.